Cliente: Empresa de materiales para construcción

Última actualización el 28/06/2026

1. Contexto general

La empresa se dedica a la venta de productos para construcción, incluyendo pisos, cemento y otros materiales relacionados. Actualmente ya cuenta con Odoo implementado, sin embargo, el sistema no está funcionando de manera satisfactoria para la operación real del negocio.

Durante el levantamiento se identificó que la implementación previa fue realizada de forma muy apegada al funcionamiento estándar de Odoo, sin una adecuada adaptación a los procesos comerciales, operativos y administrativos de la empresa. Esto ha provocado que los usuarios no adopten correctamente el sistema, que existan restricciones mal definidas y que varios procesos clave todavía se manejen de forma manual o poco controlada.

El problema principal no parece ser Odoo como herramienta, sino la forma en que fue configurado, capacitado y aterrizado a la operación diaria del cliente.

2. Diagnóstico general

La empresa necesita una reconfiguración funcional de Odoo enfocada en el uso práctico del negocio. Actualmente existen áreas críticas con falta de control, falta de capacitación y ausencia de flujos claros.

Los principales puntos detectados son:

• Los vendedores tienen permisos o accesos que deberían estar más controlados.
• • Los vendedores no deberían tener la capacidad de modificar los precios; es necesario implementar un bloqueo en el campo price_unit dentro de las cotizaciones.
  • Definir márgenes de descuento - o, establecer listas de precios con descuentos predefinidos.
  • Los vendedores no deberían tener la opción de anular ventas.
• No existe claridad en el uso de listas de precios, promociones y descuentos.
• El CRM no está siendo usado correctamente por los vendedores.
• No hay integración adecuada con canales digitales como WhatsApp, ecommerce, Mercado Pago, Mercado Libre y Amazon.
• • Es necesaria la conexión con Paquete Express.
• La gestión de productos por metro cuadrado requiere configuración específica.
• • Registrar productos que se comercializan en cajas, pero que se cuantifican en m2.
• Inventario necesita reglas claras de rutas, conteos y valorización.
• Compras, gastos y contabilidad requieren revisión de estructura.
• Existe una brecha importante entre la implementación técnica y la operación real del negocio.

3. Área de Ventas

3.1 Control de precios en cotizaciones y productos

Se identificó que los vendedores no deberían poder modificar precios directamente en cotizaciones ni en productos. Esto representa un riesgo importante para la rentabilidad y el control comercial.

Problema detectado

Actualmente no existe un control suficientemente claro para evitar que los vendedores alteren precios de venta o condiciones comerciales fuera de las políticas autorizadas.

Impacto

• Pérdida de margen.
• Cotizaciones inconsistentes.
• Falta de control gerencial sobre descuentos.
• Posibles conflictos con clientes por diferencias de precio.
• Dificultad para auditar quién modificó precios y por qué.

Recomendación

Configurar reglas de seguridad para que los vendedores puedan cotizar, pero no modificar precios base ni precios de productos. Los precios deberán venir desde listas de precios previamente autorizadas.

También se recomienda definir niveles de autorización para descuentos.

3.2 Porcentaje de descuentos

La empresa requiere controlar los descuentos aplicados por vendedores.

Problema detectado

No hay una política clara dentro de Odoo sobre qué porcentaje puede aplicar cada vendedor ni cuándo requiere autorización.

Recomendación

Proponemos dos alternativas. La primera consiste en eliminar por completo la función de descuentos y en su lugar implementar listas de precios que permitan gestionar y fijar descuentos fijos. O bien, se podría establecer un límite en el campo de descuentos, permitiendo que el vendedor tenga un margen para negociar.
Ejemplos de descuentos - Definir una matriz de descuentos por rol:

Esta tabla es un ejemplo y deberá ajustarse según la política real de la empresa.

3.3 Listas de precios, promociones y fechas

El equipo no sabe cómo aplicar listas de precios con vigencia por fechas. También requieren manejar promociones.

Problema detectado

Actualmente no hay dominio operativo sobre listas de precios, reglas promocionales o descuentos temporales.

Impacto

• Promociones aplicadas manualmente.
• Riesgo de errores en precios.
• Dependencia de usuarios específicos.
• Falta de control sobre fechas de inicio y fin.
• Dificultad para aplicar campañas comerciales.

Recomendación

Configurar listas de precios por segmento, canal o temporada. Para promociones, se pueden utilizar:

• Listas de precios con fecha de vigencia.
• Reglas promocionales.
• Cupones.
• Descuentos automáticos por producto, categoría o volumen.

Para este tipo de negocio, lo más recomendable es iniciar con listas de precios y reglas promocionales controladas, antes de implementar cupones más complejos.

3.4 Cancelación de cotizaciones

Los vendedores no deben poder cancelar cotizaciones.

Problema detectado

La cancelación de cotizaciones puede afectar el seguimiento comercial y la trazabilidad de oportunidades.

Recomendación

• Restringir la cancelación de cotizaciones a usuarios autorizados, como supervisor de ventas o gerencia.
• Los vendedores podrán crear, editar información comercial permitida y enviar cotizaciones, pero no cancelarlas sin autorización.

3.5 Timbrado de facturas

Los vendedores no deben timbrar facturas.

Problema detectado

En realidad, no es un inconveniente, ya que Leganta ha implementado una política que establece que solo una persona se ocupa de timbrar las facturas. El timbrado fiscal debe ser un proceso controlado por administración o facturación, no por ventas.

Impacto

• Riesgo fiscal.
• Facturas emitidas incorrectamente.
• Errores en método de pago, uso CFDI, régimen fiscal o datos del cliente.
• Problemas de cancelación posterior.

Recomendación

Separar claramente el flujo:

1. Vendedor genera cotización.
2. Cliente aprueba.
3. Administración valida datos fiscales.
4. Facturación emite y timbra la factura.

4. Área CRM

4.1 Uso del CRM

La empresa no sabe usar correctamente el CRM.

Problema detectado

El CRM no está siendo utilizado como herramienta de seguimiento comercial. Esto limita la visibilidad sobre prospectos, oportunidades, actividades y avance de ventas.

Impacto

• No hay trazabilidad clara de oportunidades.
• Seguimientos comerciales informales.
• Posibles ventas perdidas por falta de seguimiento.
• Dificultad para medir desempeño de vendedores.
• Falta de información para toma de decisiones.

Recomendación

Rediseñar el CRM para vendedores con etapas simples y prácticas. Por ejemplo:

1. Nuevo prospecto.
2. Contactado.
3. Cotización enviada.
4. Seguimiento.
5. Ganado.
6. Perdido.

Cada etapa debe tener actividades claras y criterios de avance.

4.2 Usuarios compartidos

Se identificó que existen 3 vendedores trabajando con 2 usuarios compartidos.

Problema detectado

El uso de usuarios compartidos genera problemas de trazabilidad, seguridad y responsabilidad.

Impacto

• No se puede saber con claridad quién hizo cada acción.
• Seguimientos comerciales mezclados.
• Problemas para medir productividad individual.
• Riesgo de errores o mal uso del sistema.

Recomendación

• Cada vendedor debe tener su propio usuario. Esto es importante para control de permisos, reportes, auditoría y medición de desempeño.
• Si el costo de usuarios es una preocupación, se puede revisar una estrategia por etapas, pero operativamente no es recomendable compartir usuarios.

5. Marketing, Ecommerce e Integraciones

La empresa requiere integrar Mercado Pago para recibir pagos.

Diagnóstico

Se necesita recopilar y validar los datos de API de Mercado Pago, incluyendo credenciales productivas y de prueba.

Recomendación

Configurar la integración de pagos de forma controlada, verificando:

• Cuenta correcta de Mercado Pago.
• Llaves públicas y privadas.
• Ambiente de pruebas.
• Ambiente productivo.
• Flujo de conciliación de pagos.
• Relación entre pagos, pedidos y facturas.

5.2 Mercado Libre

La empresa vende en línea y requiere integración con Mercado Libre, similar al caso de PrintPV.

Diagnóstico

Mercado Libre representa un canal de ventas importante, pero actualmente no está integrado adecuadamente con Odoo.

Recomendación

Evaluar integración vía API para sincronizar:

• Productos.
• Inventario.
• Pedidos.
• Clientes.
• Estados de venta.
• Facturación.
• Envíos.

Antes de integrar, se debe definir si Odoo será el sistema maestro de inventario y productos.

5.3 Amazon

La empresa también maneja tienda en Amazon.

Recomendación

Evaluar integración con Amazon para centralizar pedidos, inventario y facturación. Igual que con Mercado Libre, primero se debe definir la arquitectura comercial:

• Qué sistema controla inventario.
• Qué sistema controla precios.
• Qué sistema controla facturación.
• Cómo se procesan pedidos de marketplace.

5.4 Ecommerce propio

Se requiere incluir ecommerce propio de la empresa.

Recomendación

Revisar si el ecommerce se manejará directamente en Odoo Website/eCommerce o si se conectará una tienda externa.

El objetivo debe ser centralizar ventas digitales sin duplicar inventarios ni procesos administrativos.

5.5 WhatsApp API

La empresa requiere conectar WhatsApp API.

Diagnóstico

WhatsApp puede ser un canal clave para ventas, atención a clientes y seguimiento de cotizaciones.

Recomendación

Implementar WhatsApp API conectado al flujo comercial, idealmente con CRM y ventas. Casos de uso recomendados:

• Recepción de prospectos.
• Seguimiento de cotizaciones.
• Confirmación de pedidos.
• Envío de comprobantes.
• Atención postventa.
• Campañas controladas.

Es importante evitar que WhatsApp quede como una herramienta aislada. Debe conectarse con CRM, contactos, ventas y actividades.

6. Productos

6.1 Productos por metro cuadrado

La empresa vende productos que requieren manejo por metro cuadrado.

Diagnóstico

Se requiere configurar productos con unidades de medida adecuadas para venta por m², especialmente en pisos y materiales similares.

El cliente requiere una lógica distinta al caso de Decori, es decir, el cálculo debe adaptarse a la forma específica en que ellos venden, compran y entregan producto.

Recomendación

Analizar por tipo de producto:

• Producto vendido por pieza.
• Producto vendido por caja.
• Producto vendido por metro cuadrado.
• Producto comprado por caja y vendido por m².
• Producto con equivalencias entre caja, pieza y m².

Se recomienda configurar unidades de medida, empaques y reglas de conversión antes de cargar o modificar productos masivamente.

7. Inventario

7.1 Una bodega y rutas

La empresa maneja una bodega.

Diagnóstico

Se requiere simplificar el flujo de inventario en Odoo para que sea práctico y entendible.

Recomendación

Configurar rutas simples:

1. Recepción de proveedor.
2. Almacenamiento en bodega.
3. Salida por venta.
4. Devoluciones.
5. Ajustes de inventario.

No se recomienda sobrecomplicar rutas si la operación solo tiene una bodega. La configuración debe responder al proceso real, no al manual genérico de Odoo.

7.2 Conteos de inventario

La empresa realiza conteos dos veces al año.

Diagnóstico

El conteo semestral debe formalizarse en Odoo para generar ajustes controlados.

Recomendación

Configurar procesos de inventario físico semestral con:

• Fechas programadas.
• Responsables.
• Validaciones.
• Reportes de diferencias.
• Aprobación de ajustes.
• Bitácora de cambios.

7.3 PEPS

La empresa requiere manejo PEPS.

Diagnóstico

PEPS puede ser necesario para valorización y control de inventario, aunque actualmente no utilizan tonos ni lotes.

Recomendación

Revisar si PEPS se necesita solo para valorización contable o también para operación física.

Si no usan lotes, tonos o caducidades, el manejo PEPS puede aplicarse a nivel de valorización, pero se debe revisar si realmente agrega valor operativo o solo complejidad.

7.4 Tonos y lotes

Actualmente no utilizan tonos ni lotes.

Diagnóstico

Para productos como pisos, los tonos o lotes pueden ser relevantes dependiendo del tipo de producto y proveedor. Sin embargo, si la empresa no los controla actualmente, implementarlo sin disciplina operativa puede generar más problemas que beneficios.

Recomendación

No activar lotes o tonos de forma general al inicio. Primero se debe definir si existen productos donde realmente sea necesario.

En caso de ser necesario, se puede implementar por categoría específica.

8. Compras, gastos y contabilidad

8.1 Compras y gastos

Se identificó necesidad de revisar el flujo de compras y gastos.

Diagnóstico

Actualmente no queda claro si Odoo está siendo usado correctamente para compras, recepción de mercancía, facturas de proveedor y gastos administrativos.

Recomendación

Mapear el flujo completo:

1. Solicitud o necesidad de compra.
2. Orden de compra.
3. Recepción de mercancía.
4. Factura de proveedor.
5. Pago.
6. Registro contable.

También se debe separar compra de inventario contra gasto operativo.

8.2 Plan de cuentas

El plan de cuentas requiere revisión.

Diagnóstico

Una mala configuración contable puede afectar facturación, compras, inventario, impuestos y reportes financieros.

Recomendación

Revisar el plan de cuentas con enfoque en:

• Ventas.
• Costos.
• Inventario.
• Gastos.
• Impuestos.
• Métodos de pago.
• Cuentas por cobrar.
• Cuentas por pagar.

La revisión debe hacerse junto con el contador o responsable administrativo.

9. Paquetería y envíos

9.1 Paquete Express

Se identificó Paquete Express como operador logístico relevante.

Diagnóstico

Se debe revisar si el cliente necesita solo registrar guías manualmente o si requiere una integración más avanzada.

Recomendación

Definir el alcance:

• Registro manual de guía.
• Cálculo de envío.
• Generación automática de guía.
• Rastreo desde Odoo.
• Notificación al cliente.
• Relación con ecommerce y marketplaces.

10. Problemas principales detectados

Los principales problemas del proyecto actual son:

1. Odoo fue implementado de forma técnica, pero no operativa.
2. Los usuarios no fueron capacitados con casos reales del negocio.
3. Existen permisos mal alineados con responsabilidades.
4. Ventas no tiene controles suficientes sobre precios, descuentos y cancelaciones.
5. CRM no se usa como herramienta comercial real.
6. Los canales digitales no están integrados.
7. Inventario necesita simplificación y reglas claras.
8. Productos por m² requieren una configuración específica.
9. Contabilidad y plan de cuentas necesitan validación.
10. La empresa necesita una reimplementación funcional por etapas.

11. Recomendación estratégica

No se recomienda hacer cambios aislados sin primero definir el modelo operativo correcto. La empresa necesita una intervención estructurada para corregir la implementación actual de Odoo.

La recomendación es trabajar en fases:

Fase 1: Diagnóstico funcional profundo

• Revisar configuración actual.
• Revisar permisos.
• Revisar ventas, CRM, inventario, compras y contabilidad.
• Identificar errores de implementación.
• Levantar procesos reales con usuarios clave.

Fase 2: Corrección de ventas y CRM

• Configurar permisos de vendedores.
• Bloquear modificación de precios.
• Controlar descuentos.
• Restringir cancelaciones.
• Separar facturación de ventas.
• Rediseñar CRM.
• Capacitar vendedores con casos reales.

Fase 3: Productos e inventario

• Configurar productos por m².
• Revisar unidades de medida.
• Configurar bodega y rutas.
• Definir conteos semestrales.
• Revisar PEPS.
• Evaluar necesidad real de lotes o tonos.

Fase 4: Compras, gastos y contabilidad

• Revisar compras.
• Revisar gastos.
• Validar plan de cuentas.
• Alinear inventario con contabilidad.
• Revisar impuestos y facturación.

Fase 5: Integraciones digitales

• WhatsApp API.
• Mercado Pago.
• Mercado Libre.
• Amazon.
• Ecommerce propio.
• Paquete Express.

12. Conclusión

La empresa no necesita simplemente “aprender Odoo como viene en el manual”. Necesita que Odoo sea adaptado a su forma real de vender, comprar, entregar, cobrar y controlar inventario.

El sistema actual no está generando valor suficiente porque fue implementado desde una visión técnica y estándar, no desde una visión empresarial y operativa.

La oportunidad está en reordenar Odoo para que funcione como una herramienta práctica de control comercial, inventario, ventas digitales, administración y toma de decisiones.

Con una reconfiguración correcta, capacitación enfocada en casos reales y una implementación por etapas, Odoo puede convertirse en una plataforma útil para controlar la operación y preparar a la empresa para crecer con canales digitales integrados.

En este espacio se puede evaluar la propuesta económica relacionada con los servicios de Lucion, incluyendo el desarrollo de código personalizado y las horas dedicadas a la implementación y capacitación.